Dans cet article, découvrez les cinq erreurs à éviter lors de l’automatisation de processus.

Alors que les entreprises continuent de se numériser, elles deviennent également plus axées sur les processus. Le passage à la numérisation s’accompagne de la nécessité de rationaliser les processus et d’accroître l’efficacité. Cela explique pourquoi tant d’entreprises se tournent vers des l’automatisation de processus.

L’automatisation permet de réduire les coûts, de rationaliser les opérations et d’accroître l’efficacité. Cependant, une entreprise peut se tromper de plusieurs façons lorsqu’elle essaie d’automatiser ses processus internes.

Découvrez les 5 erreurs les plus courantes commises lors de l’automatisation de processus et comment les éviter.

Erreur N°1 : Ne pas automatiser le travail qui peut l’être.

L’automatisation est un outil extrêmement puissant, mais il doit être utilisé à bon escient.

N’automatisez que ce qui peut l’être.

Tout ce qui est fait par un humain ne peut pas être automatisé. Vous devrez donc décider ce qui doit être automatisé et ce qui ne doit pas l’être.

L’automatisation ne rend pas nécessairement les choses plus rapides. Elle vous permet d’augmenter votre capacité en faisant plus en moins de temps.

L’automatisation consiste à optimiser les ressources dont vous disposez.  Elle est également utile dans certaines situations où les demandes sont très prévisibles – comme l’envoi d’e-mails ou de factures.

Erreur N° 2 : Automatiser lorsqu’on a pas de processus.

L’automatisation n’est utile que si elle est liée à un processus. Si vous n’avez pas mis en place un processus pour effectuer une tâche particulière, l’automatiser risque d’être contre-productif. Soit le processus deviendra incontrôlable, soit l’automatisation s’arrêtera si le processus change.

L’automatisation peut également détourner l’attention du processus lui-même. Si vous choisissez d’automatiser un processus qui est déjà suivi, vous devez vous assurer que l’automatisation est clairement subordonnée au processus existant. L’automatisation ne doit pas être une entrave au processus, ni le remplacer.

Erreur N° 3 : Automatiser à moitié ce qui peut l’être complètement.

L’automatisation est excellente pour les tâches répétitives. Mais s’il s’agit d’une tâche unique, il n’y a aucun intérêt à l’automatiser. Si vous choisissez d’automatiser une tâche qui présente un certain nombre de circonstances uniques, alors vous devriez envisager de l’automatiser complètement. L’automatisation complète d’une tâche ne signifie pas seulement que le logiciel peut s’en charger, mais aussi que vous disposez des bonnes personnes avec les bonnes compétences pour s’en charger.

Ces tâches entièrement automatisées sont rares, car elles sont généralement uniques. Elles ne s’intègrent pas dans la routine normale, et vous ne pouvez donc pas les automatiser entièrement. Il existe quelques scénarios limités dans lesquels l’automatisation complète d’une tâche a du sens. C’est le cas, par exemple, d’un processus très complexe qui exige beaucoup de connaissances et de formation. Si une tâche est trop complexe pour être automatisée, mais qu’il s’agit également d’une tâche unique, il est logique d’essayer de l’automatiser entièrement.

Erreur N° 4 : Ne pas avoir de base de données.

Si vous automatisez un processus qui implique de prendre des décisions ou d’entreprendre des actions, vous devriez également envisager de l’automatiser sur la base de données.

Certaines entreprises choisissent d’automatiser des processus internes sans les automatiser au préalable sur la base de données. Il s’agit d’une erreur très courante. Pourquoi automatiser un processus sans l’automatiser d’abord sur la base de données ? Les données peuvent aider à identifier les domaines sur lesquels il faut se concentrer pour que le processus devienne plus efficace. Automatiser vos processus internes sans données ne fera qu’empirer les choses.

L’automatisation sans données peut être très dangereuse. Comme nous l’avons vu plus haut, l’automatisation est un outil qui peut contribuer à accroître la productivité. Mais les données peuvent vous aider à identifier les tâches à faible valeur ajoutée et à les retirer automatiquement du système.

Automatisation de processus : les éléments clés.

Il y a quelques éléments clés à retenir en matière d’automatisation.

L’automatisation est un outil qui :

• vous aide à gérer votre entreprise plus efficacement.
•  ne remplace pas l’intervention humaine, mais elle vous aide à en réduire le besoin.
• peut détourner l’attention de l’activité principale, surtout lorsque les gens voient l’automatisation en cours.
• n’est pas une solution miracle qui résout tous vos problèmes. Elle n’est qu’un outil parmi d’autres et doit être utilisée à bon escient.
• n’est utile que si elle est liée à un processus.
• sans données risque d’être contre-productive.
• doit également être subordonnée au processus.
• doit se faire lentement et doit toujours être un travail d’équipe.

Automatisation de processus : notre conclusion

Les processus internes sont souvent de bons candidats à l’automatisation. Ils nécessitent souvent un certain nombre de tâches routinières et répétitives qui peuvent être automatisées. Les processus internes ont également un haut degré de prévisibilité. Cela signifie qu’il existe des étapes très spécifiques qui doivent être suivies.

Ces facteurs font des processus internes un candidat idéal pour l’automatisation. Mais les processus internes ne valent la peine d’être automatisés que s’ils sont suivis correctement.

Les outils d’automatisation de processus

• Zapier vous permet d’automatiser votre travail sur plus de 4 000 applications, afin que vous puissiez avancer plus rapidement.
• Automate.io permet d’automatiser un processus répétitif en quelques minutes.
• Make vous permet de concevoir, de créer et d’automatiser des tâches et des flux de travail aux applications et aux systèmes en quelques clics.